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O seu departamento financeiro foi feito para gerir a rentabilidade do negócio. Não para conferir talões.

Com a Okticket e o integrador Ok2Cegid da CIBEN, cada despesa é captada no telemóvel, validada pela política da empresa, aprovada e integrada no ERP Cegid Primavera. Mais controlo sobre os custos, menos trabalho manual e informação financeira disponível mais cedo.

19,4 €

custo médio de cada hora de trabalho em Portugal: cada hora a conferir talões tem um custo real.

Fonte: Eurostat, custos laborais por hora, 2025

Sem NIF

na fatura, a despesa pode perder a dedutibilidade em IRC e originar correções fiscais.

Fonte: Código do IRC, art. 23.º, n.º 4 e art. 23.º-A, n.º 1, alínea c)

2 sistemas

ligados, Okticket e ERP Cegid Primavera, sem reintrodução manual das despesas

Integrador Ok2Cegid, solução CIBEN

Como funciona

O circuito de uma despesa, do comprovativo ao ERP

As pessoas intervêm onde acrescentam valor: registar, aprovar e pagar. A validação e a integração no ERP acontecem sem intervenção manual.

01

Captura e leitura automática

Fotografia do comprovativo no telemóvel; a leitura por IA preenche os dados da despesa.

Colaborador

02

Limites e política validados

As regras da política da empresa são aplicadas no momento do registo.

Automático

03

Aprovação centralizada

Circuito definido pela empresa, com a informação completa de cada despesa.

Aprovador

04

Integração no ERP Cegid Primavera

Na conta corrente do colaborador, com a conta contabilística e o IVA corretos.

Automático, via Ok2Cegid

05

Reembolso ao colaborador

Pagamento com base em despesas já aprovadas e lançadas.

Financeiro

  • Intervenção das pessoas
  • Sem intervenção manual

Organizado em três eixos

Das despesas ao controlo financeiro: o que muda

Mais do que digitalizar talões: mais visibilidade sobre os custos, políticas cumpridas desde o registo e informação financeira disponível mais cedo.

1

Eixo Negócio: Mais controlo, mais visibilidade

A política de despesas passa a ser cumprida no momento do registo, não verificada no fim do mês

Desvios à política detetados tarde

Alertas no registo

Duplicados, limites por categoria excedidos e outras regras da política assinalados antes de a despesa seguir para aprovação.

Aprovações informais, por e-mail

Circuitos de aprovação definidos

Aprovação por empresa, departamento e limite de valor, com histórico de quem aprovou e quando.

Custos dispersos por empresas

Visão multiempresa

Despesas por empresa, colaborador e categoria, disponíveis durante o mês e não apenas no fecho.

2

Eixo Operação: Menos trabalho manual, fecho mais rápido

O departamento financeiro deixa de lançar despesas uma a uma e passa a tratar as exceções

Talões em papel e Excel

Captura no telemóvel, com leitura por IA

O comprovativo digital fica associado a cada despesa, pronto para conferência e auditoria.

Lançamento manual no ERP

Integração no ERP Cegid Primavera

O Ok2Cegid cria os documentos no ERP a partir das despesas aprovadas, sem reintrodução de dados.

Movimentos de cartões por conciliar

Conciliação com os comprovativos

Os movimentos dos cartões da empresa são cruzados com os comprovativos registados.

3

Eixo Colaboradores: Equipas no terreno, não no papel

Comerciais, técnicos, consultores e gestores de projeto: menos tempo em papelada, mais tempo no trabalho

Fim do dia a preencher minutas

Despesa registada em segundos

No telemóvel, no momento da despesa, sem guardar talões até ao fim do mês.

Rejeições sem explicação

Regras claras desde o registo

O colaborador vê logo a regra em causa e corrige antes de submeter.

Adiantar dinheiro próprio

OKT Card com limites definidos

Cartão de pagamento para as despesas da empresa, com limites definidos pela empresa.

As funcionalidades e automatismos ativos dependem da configuração e do âmbito definidos com cada empresa.

Solução CIBEN

Ok2Cegid: Okticket + ERP Cegid Primavera

Integrador desenvolvido e mantido pela CIBEN: as despesas aprovadas chegam ao ERP na conta corrente do colaborador, com a conta contabilística e o IVA corretos, sejam reembolsos ou pagamentos com cartão da empresa.

Uma solução integrada no sistema de gestão

Não é mais uma aplicação isolada: a despesa aprovada passa a ser informação contabilística, sem intervenção manual.

Menos erros, mais continuidade

Sem reintrodução de dados entre a aplicação e o ERP, desaparecem os erros de lançamento e de classificação.

Da análise do processo à parametrização, integração, acompanhamento e suporte: a CIBEN assegura o ciclo completo, com um interlocutor único.

O que muda para o departamento financeiro

Do fim do mês a conferir talões à análise e ao controlo de gestão

Antes

  • O fim do mês é consumido a conferir talões, corrigir ficheiros e lançar despesas uma a uma no ERP
  • Despesas fora da política descobertas depois de pagas, quando já é tarde para corrigir
  • Comprovativos em papel arquivados, ilegíveis ou perdidos na hora da auditoria

Depois

  • Equipa liberta para a análise e o controlo de gestão, não para lançamentos

  • Aprovação automática das despesas conformes, quando configurada; a equipa trata das excepções

  • Comprovativo digital associado a cada despesa, pronto para auditoria

Para quem é

Empresas com equipas que se deslocam

Quando o processo de despesas já não acompanha o crescimento

Despesas registadas em Excel, comprovativos em papel, aprovações por e-mail e horas de conferência e lançamento manual no ERP, todos os meses. É o padrão que se repete nas empresas portuguesas de média dimensão, sobretudo quando há várias empresas no grupo ou cartões da empresa.

Funções onde a despesa é parte do trabalho

Equipas comerciais Técnicos e assistência Consultores Gestores de projeto e obra Direção e administração

Clientes do ERP Cegid Primavera beneficiam da integração Ok2Cegid. Com outro ERP, a integração é avaliada na análise inicial.

Porquê a CIBEN

Uma solução especializada, com implementação local

+30 anos

de experiência

35

colaboradores

Lisboa e Benavente
equipa em Portugal

1

Análise do processo antes da tecnologia

Começamos por medir o tempo e o custo do processo atual, para definir o âmbito certo e o resultado esperado.

2

Parametrização à medida da política

Categorias, limites, circuitos de aprovação e empresas configurados de acordo com as regras de cada organização.

3

Integração própria com o ERP Cegid Primavera

O Ok2Cegid é desenvolvido e mantido pela CIBEN, que responde pela ligação entre a Okticket e o ERP.

4

Acompanhamento e suporte

Implementação faseada, formação das equipas e suporte contínuo depois do arranque.

Do comprovativo ao ERP: quanto custa?

Calcule, em 3 minutos, as horas e o custo anual do seu processo de despesas. Para ir mais fundo, a CIBEN faz o levantamento consigo, sem compromisso.