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Avançar para a desmaterialização

O Filedoc é um software de gestão documental, de automatização e otimização de processos de negócio, através de workflows.

A plataforma Filedoc fornece um conjunto de capacidades para a captura de informação, gestão e arquivo de documentos, processamento de conteúdos, controlo, automatização, otimização dos processos de negócio, e integração com outras aplicações.

O Filedoc é uma plataforma que lhe permite capturar, indexar, processar e gerir a informação existente em toda a organização.

A Solução

Gestão da Informação

Guarde e efetue a gestão de toda a informação da sua empresa, num único local independentemente do formato do documento ou a sua origem.

Indexação inteligente

A tecnologia Filedoc baseada em inteligência artificial analisa o conteúdo de e-mails e sugere a indexação automática dos mesmos. Em alternativa é possível configurar regras pré-definidas que permitam ao sistema indexar automaticamente os e-mails.

Dispositivos móveis

Fotografe, classifique, arquive e aprove documentos com a app Filedoc. Coloque os seus processos em andamento enquanto está fora do escritório

Digitalizar e classificar

Efetue digitalizações de documentos individualmente ou em lote através da utilização de códigos de barra que funcionam como separadores de documentos. Os campos de classificação a utilizar são totalmente costumizáveis por tipo de documento ou formulário.

Indexação de texto completo
Para além dos meta dados estruturados, o Filedoc cria um índice com a totalidade do texto de cada documento para a realização de pesquisas. As pesquisas podem ser efetuadas combinando meta dados com palavras-chave existentes no conteúdo de um documento.
Sincronização de meta dados

É possível utilizar dados provenientes de outras aplicações para preencher os meta dados de um documento a fim de assegurar uma taxonomia coerente.

Formulários web

A utilização de formulários web personalizáveis permite acelerar a recolha de dados. Os formulários podem ser disponibilizados diretamente no Filedoc, no portal corporativo ou no portal Filedoc.

Importação do Outlook
O plugin do Office para o Outlook permite efetuar o registo de e-mails diretamente do Outlook. Os e-mails são guardados no seu formato original incluindo os ficheiros em anexo.
Importação ERP
Os metadados existentes no Filedoc podem ser utlizados pelo seu sistema de contabilidade ou ERP, permitindo lançamentos automáticos.
Outras funcionalidades
Carimbos digitais ou físicos, templates Office, versionamento de documentos, assinatura eletrónica, pesquisa poderosa, controlo de acessos flexíveis, software multiempresa, gestão de reuniões.

Gestão de Workflows

Os workflows são utilizados para automatizar e desmaterializar os processos das organizações.

Controlo de tarefas

Automatizar tarefas manuais repetitivas e tarefas organizacionais, que podem ir desde simples notificações e aprovações a processos mais complexos e multiníveis.

Automatização de fluxos de trabalho
Controlar e otimizar os processos da sua organização através da criação de fluxos de trabalho, criando automatizações numa interface simples e intuitiva, garantindo assim o compliance.
Criação de regras e exceções
Definir em detalhe o que deve acontecer em cada passo do workflow quando se verificam determinadas situações ou exceções. Estas regras são baseadas em campos customizáveis permitindo capacidades ilimitadas.
Tarefas manuais diminuem a eficiência dos serviços – a criação de regras e exceções permite uma diminuição de erros, redundâncias, informação não estruturada, garantindo assim o compliance.
Gestão de prazos

Permite estabelecer datas para a conclusão de tarefas, aprovação de documentos ou renovação de contratos.

Estado do processo

Visualize as etapas do processo em tempo real, quais as que se encontram concluídas e quais faltam concluir, permitindo agir em caso de necessidade.

Mobilidade

Tenha sempre acesso à informação atualizada sobre o estado de um processo a partir de qualquer lugar. Realize tarefas a partir de qualquer dispositivo de uma forma segura.

Integração ERP

Atualize dados e estados de um documento ou processo no seu ERP para uma visão integrada e mais ágil do processo.

Indicadores de gestão
Tenha acesso aos indicadores dos seus processos de negócio em tempo real.
Portal

O Portal de Gestão Documental Filedoc permite que colaboradores, fornecedores e parceiros interajam com alguns processos da organização já geridos de forma desmaterializada no Filedoc, a partir de qualquer dispositivo.
O portal comunica de forma integrada, encriptada e segura.

Problema
  • Informação não estruturada
  • Informação e pessoas geograficamente distantes
  • Informação em vários suportes (papel, ficheiros, e-mails)
  • Garantir o compliance
  • Desmaterialização de processos baseados em papel e com tratamento manual
  • Necessidade de avaliar processos e pessoas
Solução
  • Eliminação de tarefas repetitivas
  • Uniformizar procedimentos/métodos de trabalho
  • Workflow e gestão de processos
  • Registo de todos os conteúdos da empresa
  • Acesso rápido à informação
  • Assinaturas digitais
  • Arquivo centralizado
Filedoc
Web responsive
User-friendly
Records management
Workflow automation
Web services

Benefícios

  • Redução de custos
  • Maior eficiência e produtividade
  • Controlo sobre a informação
  • Processos otimizados

Media

Brochura

Filedoc

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