Primavera Expense Management

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Rapidez e agilidade na gestão de despesas

A gestão das despesas dos seus colaboradores ainda é um processo manual, moroso e complexo? Simplifique os procedimentos, desde o registo da despesa até à regularização das mesmas, e deixe que a actividade das equipas comerciais ou de colaboradores em missões de representação institucional esteja concentrada na criação de valor para o seu negócio.

A solução Primavera Expense Management simplifica todo o processo, proporcionando mais produtividade, maior eficiência de custos e melhor controlo de gestão.

Com esta solução terá:

Acesso a informação online (anytime/anywhere)

A solução Primavera Expense Management foi desenvolvida de raiz para ambiente web, distinguindo-se pela facilidade de acesso e amplitude de utilização. A partir de qualquer computador, tablet ou telefone com acesso à internet pode aceder rapidamente a esta solução e tratar dos processos de gestão de despesas com toda a simplicidade, rapidez e comodidade.

O comportamento da solução adapta-se automaticamente ao formato e tamanho do dispositivo, para que obtenha a máxima rentabilidade de cada interacção com o produto.

Facilidade de registo e aprovação das despesas

Com a solução Primavera Expense Management as listas de recibos acumulados durante uma viagem de negócios têm um fim à vista. O processo que intermedeia o registo de uma despesa, aprovação e respectivo reembolso do valor para a conta do funcionário passa a ser simples, rápido e eficaz.

Registo de despesas em tempo real

No tablet ou telemóvel, através de um browser com ligação à internet, os seus colaboradores podem aceder à solução e efectuar o registo da despesa no momento em que a mesma ocorreu. Recorrendo ao dispositivo móvel podem ainda tirar uma fotografia ao documento e associar o mesmo à despesa.

Workflows de aprovação ajustados às regras da sua empresa

As regras de aprovação das despesas podem ser ajustadas consoante o organograma vigente na sua empresa. Podem ser definidos diversos tipos de despesa e configuradas regras de aprovação consoante o tipo de despesa, o projecto em que se enquadram, a empresa ou o colaborador. A solução suporta também diversos parâmetros de controlo através da definição de limites máximos ou outras regras de despesas por projecto, empresa, função, colaborador, etc. Um sistema de notificações informa os intervenientes do estado das respectivas despesas.

Tratamento eficaz de reembolsos, adiantamentos e cartões de crédito

A integração no ERP Primavera proporciona um elevado grau de eficiência e controlo das despesas, quer se trate de reembolso, adiantamento ou confirmação de movimentos associados a cartões de crédito.

No caso das despesas submetidas a aprovação, depois da confirmação por parte do responsável financeiro, a informação é integrada no ERP para dar seguimento ao reembolso ao funcionário. Quando se trata da reposição de um adiantamento, no ERP é efectuado um “encontro de contas”.

Se a despesa foi liquidada com recurso a um cartão de crédito, no ERP são gerados os respectivos movimentos no módulo de Tesouraria e para a respectiva reconciliação bancária.

A solução está desenhada de modo a necessitar da mínima intervenção humana. Uma despesa de almoço aprovada, entra automaticamente no módulo de Recursos Humanos onde é gerado um desconto de um dia de subsídio de alimentação para o colaborador em causa.

Ter uma visão global das despesas por colaborador, projecto ou empresa

A solução permite-lhe estar sempre a par dos custos inerentes à actividade das equipas comerciais ou de outros colaboradores envolvidos em missões de representação institucional. Poderá consultar dashboards com informação detalhada por colaborador, por projecto e empresa, ou aceder a uma perspectiva global.

A informação disponibilizada permite conhecer em detalhe o seu negócio e tomar as decisões mais assertivas.

Mais-valias da solução

  • Disponível através de subscrição, esta solução online dá um novo impulso ao seu negócio e um novo alento aos seus colaboradores.
  • Acesso a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet
  • Gestão de despesas em tempo real
  • Digitalização de recibos a partir do telemóvel
  • Investimento diluído em regime de subscrição
  • Registo da despesa em múltiplas moedas com conversão automática para moeda vigente na empresa
  • Ideal para grupos empresariais graças à possibilidade de associar despesas a empresas
  • Informação de apoio à gestão